La transformation numérique est une réalité pour toutes les organisations. Elle impacte non seulement les grandes fonctions de l’entreprise (finance, ressources humaines, marketing, communication…) mais transforme aussi les métiers-même avec l’arrivée de nouveaux entrants ou d’approches de rupture sur un marché, voire l’apparition de nouveaux marchés. Pour l’OCDE, « [le numérique] s’est transformé en une technologie universelle soutenant tous les secteurs de l’économie. En sciences économiques, ceci est défini comme une technologie d’usage général et correspond à d’autres phénomènes comme l’électricité »[1].

Source : étude Callson (505 entreprises sondées), Diane, analyse Roland Berger

Le numérique transforme les organisations

La pénétration des usages numériques dans les foyers depuis l’avènement d’Internet a considérablement accru le niveau d’exigence des collaborateurs vis-à-vis des systèmes d’information déployés dans l’entreprise. Leurs attentes vont vers :

• des solutions ergonomiques et intuitives (on n’est pas formé pendant des heures pour acheter sur un site de e-commerce)
• une facilité pour partager des informations entre collaborateurs, une communication efficace du haut vers le bas (de l’entreprise vers ses employés) mais aussi du bas vers le haut (des employés vers l’entreprise).
• une plus grande flexibilité dans l’organisation avec des équipes projets ponctuelles et agiles
• une capacité à apprendre et à accroître ses connaissances en permanence.

 

Par ailleurs, on constate l’émergence d’entreprises mettant en place des modèles organisationnels moins hiérarchiques, plus basés sur la collaboration et l’échange, voire inventant de nouveau modèles de management.[2]

Les solutions de gestion documentaire et de collaboration sont parties prenantes de cette révolution numérique. Examinons quelques cas.

Dématérialisation

On constate un accroissement très important de la dématérialisation des échanges. D’après une étude de l’AIIM, la dématérialisation des échanges permettrait de réduire par trois le temps de réponse aux clients dans une grande majorité des cas [3].

La numérisation des documents administratifs (fiche de paie, factures…) est d’autre part une source non négligeable de réduction des coûts. Le stockage de documents papiers ne devrait plus, dans une organisation moderne, que se cantonner qu’au strict minimum légal. Il est facile d’imaginer l’économie que l’on peut ainsi réaliser en s’épargnant des centaines de mètres linéaires d’archivage que l’on pourrait ainsi consacrer à l’amélioration des espaces de travail et au confort des employés.

Collaboration et innovation

Les outils numériques de partage et de collaboration, en facilitant les échanges et le partage d’informations, deviennent un atout majeur des entreprises les plus innovantes :

• en permettant à ses collaborateurs d’accéder à la bonne information au bon moment on peut profiter d’un atout majeur face à ses concurrents, en répondant plus rapidement et de manière plus précise aux appels d’offre, par exemple ;
• en donnant les moyens à ses collaborateurs d’échanger plus facilement entre eux, au sein d’une équipe, entre équipes, qu’elles soient situées ou non sur le même site, on crée une source de fertilisation croisée et donc d’innovation ;
• en favorisant une collaboration amplifiée avec l’écosystème de l’entreprise (open innovation, partenariats techniques ou commerciaux etc.) on peut lever plus rapidement des verrous technologiques.

Exploiter l’information

On parle beaucoup du Big Data, qui consiste à exploiter de gros volumes de données structurées. La technologie évolue aussi de manière fort intéressante dans le domaine de l’information non structurée, c’est-à-dire dans la masse de connaissance contenue dans les documents créés par les collaborateurs de l’entreprise mais aussi celle qui est récupérée sur Internet et les réseaux sociaux.

Les technologies d’analyse sémantique permettent de les exploiter de manière de plus en plus performante et d’ainsi valoriser le patrimoine informationnel des organisations, que ce soit dans le cadre du partage de connaissances ou de celui de la veille concurrentielle ou technologique.

ANT’inno est partie prenante de cette révolution numérique. Notre plateforme ANT’box est aussi bien déployée dans des contextes de dématérialisation (Gouvernement Mauritanien), que dans des contextes d’exploitation de corpus informationnels et de partage des connaissance (Cosmed). Nous sommes par ailleurs en lien avec un laboratoire de pointe du CEA pour des travaux de R&D sur l’analyse sémantique de données non-structurées.

Nous vous invitons à nous contacter pour découvrir comment nous pouvons accompagner votre organisation dans sa transformation numérique.