La problématique est celle du temps perdu à chercher une information interne, voire à ne pas le trouver.

Une des difficultés de cette mesure est liée aux conséquences extrêmement variables de ce temps perdu.

Plusieurs cas de figures sont possibles :

• Le temps perdu à chercher

Les évaluations de cette situation sont très variables, allant de quelques minutes par jour à quasiment une journée par semaine, pour les plus pessimistes. En fait, ce temps-là n’est pas souvent considéré comme du temps vraiment perdu mais comme du temps de travail « normal ». Il n’en reste pas moins qu’il y a là un gisement de productivité très loin d’être négligeable. Chacun a en effet pu faire l’expérience de ce temps « perdu » à trouver soit une proposition ancienne, soit la synthèse des résultats d’un projet sur lequel on souhaiterait travailler à nouveau, soit un article sur un sujet du jour, etc.

Partant d’une évaluation très raisonnable de quelques 20 à 30 minutes par jour, le coût effectif sur une année, pour un salaire lui aussi très raisonnable (le SMIC par exemple), est de l’ordre de 1 000 à 1200 € par an pour une personne payée à ce salaire (ce qui correspond à environ un jour par mois). Évidemment, si l’on parle d’ingénieur ou de chef de service, par exemple, ce coût est plutôt de l’ordre de 4 ou 5 K€ par an.

LAIM (L’Association Information et Management) estime à 7 h 30 par semaine le temps moyen passé à chercher une information sans la trouver …). IDC (International Data Corporation) l’estime à 7 h 40 … Nous restons donc bien raisonnables avec nos 2 h 30 par semaine.

• Chercher et ne jamais trouver

Si l’on a le temps de chercher, c’est que la situation n’est pas urgente, et les conséquences ne seront probablement pas très importantes, sauf à ce que l’on refasse un projet qui a déjà été mené, même partiellement, quelques mois ou quelques années au préalable. Mais on peut aussi refaire une proposition, et y passer quelques heures ou quelques jours, alors que s’appuyer sur une proposition équivalente nous aurait éviter une bonne partie de ce temps, voire nous aurait apporter des idées complémentaires utiles.

Le coût est difficile à estimer, du fait de la variabilité des conséquences, mais il sera quasiment toujours supérieur au coût du cas précédent.

• La recherche en cas d’urgence

On n’a pas le temps de chercher, car la situation est urgente (panne d’un matériel, catastrophe naturelle ou industrielle, …) et requiert une intervention rapide.

Il est évident que les conséquences seront graves, aussi bien sur le plan humain que sur le plan financier. Les exemples sont légions, des plus bénins aux plus graves : accident mortel du fait du manque d’accès à la procédure décrivant les conditions d’une intervention en milieu dangereux, extensions à l’environnement d’un accident interne du fait du manque d’informations sur la façon de réduire ces conséquences, etc.

Il ne s’agit plus de quelques milliers d’euros mais des millions voire bien plus qui peuvent être en jeu.

En conclusion, négliger l’accessibilité à l’information interne à une organisation nous semble être au mieux une erreur de management au pire un une faute lourde.

Et si nous en restons plus prosaïquement au coût basique d’un tel manque d’accessibilité, on peut retenir un coût moyen oscillant entre 1 et 5 K€ par an et par personne, suivant le salaire de la personne concernée.

Il faut noter que ce temps ne tient pas compte du temps d’archivage, c’est-à-dire du temps passé à enregistrer les informations dans le système retenu, que ce soit un serveur de fichiers partagé ou un outil de GED, avec plan de classement et métadonnées associées. Suivant le cas, le temps associé est de l’ordre de quelques secondes à quelques minutes par document.

Coût de la recherche d’information avec ou sans GED

L’exemple de ANT’box d’ANT’inno

Notre objectif est de rendre l’information la plus accessible possible, de gagner en productivité, tout en restant évidemment contrôlée en termes de droits d’accès.

Nous avons travaillé sur les deux plans évoqués précédemment : le temps d’enregistrement d’une information et le temps de recherche, sans négliger le temps de formation à l’outil mis en place.

• Sur le plan de l’enregistrement, dès lors que nous prônons le fait que pour bien partager, il ne faut pas trop classer, le temps requis pour l’enregistrement doit être le plus court possible. Dans notre plateforme, il va de l’envoi d’un courriel avec le document souhaité placé en pièce jointe, à la dépose dans un espace dédié, sans avoir à se préoccuper d’un quelconque plan de classement. Au pire, l’effort demandé sera de renseigner quelques propriétés, de l’ordre de 3 ou 4, toutes les plus intuitives et les plus évidentes possibles, afin que ce temps ne dépasse pas la minute, au grand maximum, et sans compétences spécifiques requises, ni formation « lourde ». Quelques minutes d’explication sur le mode de fonctionnement suffisent largement.

• Sur le plan de la recherche, notre plateforme intègre un moteur de recherche particulier, développé en partenariat avec le CEA, qui non seulement analyse automatiquement tous les contenus versés, et ce dans plusieurs langues, mais permet à l’utilisateur, via une simple question en langage naturel, de trouver très rapidement l’information souhaitée. Du fait de l’analyse du langage naturel cela évite à l’utilisateur de perdre du temps à consulter des documents peu pertinents (réduction du « bruit ») et lui permet aussi de trouver des documents utilisant des termes différents de ceux de sa question (extensions sémantiques aux « synonymes » de ces derniers).

Bref, nous considérons que, dès lors que les documents utiles sont effectivement enregistrés dans notre plateforme, ils sont très rapidement accessibles à tous les ayant-droits.

Autrement dit, il n’y a plus de temps perdu pour trouver l’information dont on a besoin au quotidien ou lors d’une situation importante, voire grave et urgente.

En termes de coût, si nous intégrons tous les postes concernés :

• Installation sur le serveur hôte,
• Il n’y a pas d’installation à faire sur les postes des utilisateurs
• Définition de l’organisation des données : choix des métadonnées de qualification des informations, de l’ordre de quelques demi-journées avec un noyau particulier d’utilisateurs
• Formation, de l’ordre d’une paire d’heures, si l’on veut être complet, par groupe de contributeurs. Les lecteurs bénéficient d’un mini-guide d’utilisation, simple et très rapide d’appropriation,
• Et coût des licences et de la maintenance (ou de l’abonnement),

 

Le coût global de possession (et d’exploitation) est de l’ordre de 30 à 50 € par mois et par contributeur (utilisateur complet), suivant le nombre, notre tarif étant dégressif en fonction de ce nombre.

Pour un lecteur, qui ne fait que consulter la base d’informations, l’exploiter pour ses besoins propres, le coût est quelques cinq fois moins cher, soit de l’ordre de 6 à 10 € par mois et par lecteur.

La comparaison avec les coûts exprimés précédemment parle d’elle-même !

Le ROI (Return on Invest) est évident et permanent, dans les deux ou trois mois qui suivent la mise en place, celle-ci étant particulièrement rapide, sans parler du confort et de l’amélioration du partage d’informations au quotidien.