Dans la plupart des organisations, le nombre de documents produits par les collaborateurs et stockés, au pire sur leurs disques durs, au mieux sur des serveurs partagés ou des espaces collaboratifs ne cesse d’augmenter.

Les documents de référence d’une organisation constituent un actif clé qu’il faut gérer. Vos collaborateurs doivent être en mesure d’y accéder à tout moment, en fonction de leur rôle et des droits accordés. Pour cela, constituer un Référentiel Documentaire peut être une solution intéressante.

Le coût de la recherche d’information

Ainsi, prenons l’exemple d’une équipe de 10 personnes, et d’un temps passé à chercher l’information utile et nécessaire par chacun de l’ordre de 30 minutes par jour (hypothèse basse), soit 2,5 heures par semaine. Sur la base d’un salaire horaire moyen de 25 € de l’heure, ce temps représente un coût de l’ordre de 250 € par personne et par mois, ou 3 K€ par personne et par an, soit encore 30 K€ par an pour l’équipe. Ce temps ne tient pas compte de la criticité d’une information et des conséquences à ne pas la trouver, car les conséquences dans ce cas ne sont pas facilement valorisables.

Il apparait donc que disposer d’une base de référence où sont stockés les documents clés d’une organisation (processus, procédures, modèles, mode opératoires, manuels, plans etc.) est source d’un gain de temps, et donc d’argent non négligeable.

Qu’est-ce qu’un Référentiel Documentaire ?

Nous pouvons définir un référentiel documentaire comme une source unique où les collaborateurs pourront consulter les documents clés d’une organisation avec la certitude de leur validité et de leur applicabilité.

Un serveur de fichier, par exemple, ne garantit aucunement que le document retrouvé soit le bon car, par le jeu des duplications, des versions non validées ou dépassées peuvent être retrouvées. Par ailleurs, la difficulté à retrouver les documents dans les arborescences favorise la circulation des documents par messagerie électronique sans aucun contrôle.

Le fait d’imposer un système unique de référence pour la documentation, pour que ce soit efficace,  oblige donc l’organisation à simplifier au maximum la démarche permettant d’accéder aux documents. Celle-ci doit devenir intuitive et le collaborateur doit pouvoir être en mesure d’accéder en quelques secondes aux informations recherchées, sans effort superflu.

ANT’inno peut vous accompagner dans cette démarche

Grâce à son logiciel ANT’box, ANT’inno peut vous aider à bâtir à moindre effort et moindre coût un référentiel documentaire simple, robuste et sécurisé.

Le moteur de recherche crosslingue permet de retrouver facilement les documents indexés automatiquement. L’utilisateur utilisera le langage naturel pour l’interroger. Les résultats sont classés par pertinence par rapport à la question posée, ce qui évite d’avoir à consulter une longue liste de résultats.

Les documents peuvent aussi être caractérisés par des propriétés (ou métadonnées), qui viendront filtrer et affiner les recherches en langage naturel.

Voici quelques exemples d’usage chez nos clients :

• Le CEA Marcoule utilise ANT’box pour bâtir un référentiel documentaire dans le domaine du démantèlement d’installations nucléaires. Plusieurs installations sont équipées d’ANT’box et construisent ainsi au fil de l’eau un corpus particulièrement utile pour les autres actions à venir.
• Le Gouvernement Mauritanien utilise ANT’box comme base de référence pour son corpus législatif.
• L’IRSN, dans le cadre de ses Etudes Probabilistes de Sûreté (EPS), exploite ANT’box pour rendre simplement accessibles l’ensemble des rapports produits sur le sujet.