Dans un article publié en mars dernier, nous avions défini la Gestion Électronique de Documents (GED) autour de trois grandes fonctionnalités :

• l’acquisition des documents ;
• leur traitement;
• leur diffusion

La flexibilité et simplicité d’usage des outils sont des critères d’évaluation clés pour mesurer la capacité d’une solution de GED à couvrir les besoins d’une organisation. Ces deux caractéristiques ont, depuis l’origine, guidé ANT’inno dans le développement de sa plateforme ANT’box. Elles ont conduit nos clients à adopter notre logiciel de GED dans différents contextes et usages. Nous vous présenterons ci-dessous sept cas d’usage identifiés parmi les clients de ANT’box.

Le référentiel documentaire

Les documents de référence d’une organisation (documents légaux, ressources humaines, processus et procédures etc.) constituent un actif clé qu’il faut gérer. Vos collaborateurs doivent être en mesure d’y accéder à tout moment, en fonction bien sûr des droits dont ils disposent et du niveau de confidentialité requis. Créer une base documentaire où vos collaborateurs seront certains de trouver les documents de référence nécessaires à l’accomplissement de leur tâche, dans une version à jour, constitue dès lors un investissement dont la rentabilité peut être démontrée facilement.

Le référentiel d’expertise et de connaissances

Dans un environnement économique où l’information et la connaissance sont des éléments de compétitivité, l’expertise de vos collaborateurs constitue un capital immatériel d’une importance cruciale pour faire réussir votre organisation. Il convient donc de les encourager à partager leur expertise, leurs savoir-faire, afin de briser les silos organisationnels traditionnels qui empêchent cette connaissance de circuler, d’irriguer l’organisation, et de créer ainsi de la valeur à la hauteur du potentiel de votre entreprise.

La gestion collaborative de documents

Que ce soit dans le cadre de vos activités de Recherche & Développement, d’innovation ou bien dans le cadre du fonctionnement quotidien d’une ou plusieurs équipes, la réflexion collective autour des documents (version de travail, commentaires…) peut être capitalisée dans un outil de GED collaborative. Les fonctionnalités telles que la notification, la co-rédaction, la messagerie instantanée ou la notion de « tweet », avis et autres commentaires facilitent le travail collectif et donc la productivité de vos collaborateurs. L’exploitation de ce travail collectif par un moteur de recherche permet par ailleurs de capitaliser facilement sur le travail de vos équipes.

La veille augmentée

Pour devancer vos concurrents ou maintenir votre avance la veille technologique et concurrentielle est un processus clé. Le processus de veille augmentée peut être découpé en quatre grandes étapes :

• la collecte d’information,
• le filtrage qui permet de séparer les informations pertinentes du bruit grâce à des outils d’analyse sémantique,
• l’exploitation, souvent associée à l’analyse des informations collectées en vue de produire des synthèses,
• la diffusion (sélective, ou non) de l’information.

 

Il est bien évident que l’apport des nouvelles avancées technologiques en matière d’automatisation de la collecte sur le web ou les réseaux sociaux et d’analyse sémantique des contenus non structurés permet d’augmenter considérablement le rendement de vos activités de veille.

La valorisation de contenu

Vos documents et informations peuvent avoir une valeur et mériter d’être diffusés. Qu’elle soit interne ou externe, gratuite (accès aux documents législatifs d’un gouvernement, par exemple) ou payante (abonnement à un service spécialisé de veille réglementaire, par exemple), cette diffusion doit s’appuyer sur un outil simple et ergonomique dans le cadre d’un portail intranet ou internet.

Data Room

Une Data Room est un espace de stockage sécurisé et à accès restreint où une organisation met à disposition des utilisateurs un volume important de documents hautement confidentiels. Différents contextes peuvent impliquer la mise en place d’une Data Room :

• Fusions et Acquisition
• Levées de fonds
• Restructurations d’entreprise
• Transactions immobilières
• Partenariats stratégiques
• Analyses des réponses à Appels d’Offres dans certains contextes : nucléaire, militaire…

Référentiel Dynamique de Projet

Dans des organisations fonctionnant de plus en plus en mode projets, le suivi des informations cruciales de ces projets de manière simple et sécurisée peut vite s’avérer être un élément différenciant pour améliorer votre capacité d’exécution. Les outils de gestion de projet ou de PLM (Product Lifecycle Management) pour le monde industriel, sont souvent insuffisants pour une bonne gestion documentaire répondant aux besoins de vos équipes projets. La mise en place d’un outil de GED simple et flexible peut facilement pallier ces faiblesses et vous apporter des gains de productivité et de temps conséquents, mais aussi améliorer la traçabilité décisionnelle (retrouver les arguments sous-tendants une décision).

Ces cas d’usage ne sauraient être exhaustifs mais donnent un aperçu des besoins des entreprises en gestion de l’information et des documents. ANT’box, la GED collaborative simple et flexible de ANT’inno, est exploitée dans ces différents contextes où l’apport de son moteur de recherche linguistique fait la différence.