Comme dans de nombreux domaines, la GED ne fait pas exception : le risque d’effet tunnel est important. Décomposons les phases classiques d’intégration d’un progiciel :

• Le Lancement du projet : mise en place de l’équipe projet, des instances de gouvernance du projet ainsi que des outils de suivi de projet. Cette phase est déterminante pour la réussite du projet.
• L’analyse fonctionnelle : il s’agit de cadrer le projet en étudiant et planifiant ce qu’il faut réaliser sur la base des spécifications fonctionnelles du cahier des charges. Un planning et un budget détaillé seront établis.
• La conception : il s’agit du paramétrage de la solution, de la réalisation d’éventuels développements spécifiques, de l’intégration des données et de la formation des utilisateurs clés. On comprend aisément qu’en fonction de la complexité des spécifications et de la solution logicielle choisie, cette phase pourra être plus ou moins longue.
• Tests et recette : il s’agit de tester l’adéquation de la solution avec les fonctionnalités cibles et aussi de tester la solution dans un environnement similaire à celui de production (test de charge, sauvegarde, restauration, accès distant…)
• Déploiement de la solution : il s’agit de la mise en production de la solution dans l’environnement de production
• Gestion du changement : c’est la phase critique. Il s’agit de former les utilisateurs mais aussi de leur faire accepter la nouvelle solution dans leur travail quotidien.

Les spécificités du projet de GED

Si l’on applique ce modèle à un projet de GED, la phase de conception aura ses spécificités :

• Analyse du corpus documentaire et définition d’un plan de classement : cette phase consiste à déterminer une structure pour la base documentaire, souvent une arborescence de dossiers et sous-dossiers.
• Paramétrage : il s’agit d’implémenter le plan de classement dans l’outil.
• Intégration et indexation des documents : il s’agit de numériser si il y a lieu les documents de les intégrer dans la GED et de les classer manuellement ou automatiquement en fonction de l’outil.

On constate donc que la réflexion sur le classement et sa mise en œuvre sont une des grandes sources de complexité du projet de GED.

Pouvoir simplifier, voire s’affranchir de cette étape, peut devenir une source de gain de temps, et donc de création de valeur non négligeable.

Or, la plupart des outils de GED du marché s’appuient sur un plan de classement et envisagent les technologies de recherche comme des auxiliaires.

Un outil de gestion documentaire s’appuyant sur un moteur de recherche linguistique, performant, à haut degré de pertinence et présentant des résultats selon des critères calculés en fonction de la question posée – en langage naturel – par l’utilisateur peut être une réponse à cette problématique. Le classement ne sera plus dès lors qu’un auxiliaire au moteur de recherche et devient optionnel, simplifiant considérablement le projet et l’usage de la Ged pour les utilisateurs.

C’est cette démarche qui nous meut chez ANT’inno, pour vous permettre de générer des gains de productivité en quelques semaines.

Le projet de GED chez ANT’inno

Une démarche réellement agile

Cette démarche, inspirée des approches agiles, se déroulera en quelques demi-journées d’accompagnement avec nos consultants et vous assure de limiter le budget et la durée de votre projet.

Avec le support d’ANT’inno, les utilisateurs se familiariseront avec l’outil dès le début du projet et créeront un modèle de classification (qualification ou indexation manuelle) par facettes, souple et léger en appui du moteur de recherche crosslingue et en langage naturel.

Si nous reprenons le phasage classique d’un projet d’implémentation de logiciel, voici comment notre approche va permettre de fluidifier le processus :

• Le Lancement du projet : Cette phase déterminante pour la réussite du projet doit donner lieu à une demi-journée au minimum de travail.
• Déploiement de la solution : ANT’box est déployée dès le début du projet et servira de support aux travaux suivants.
• L’analyse fonctionnelle, et la conception : suite à la formation des utilisateurs clés – Key Users – ou du groupe projet à l’usage de l’outil, ANT’inno les accompagne dans la définition du modèle de donnée adéquat et son implémentation dans l’outil. Ceci ne peut nécessiter que trois à quatre demi-journées de travail mais cette durée peut être rallongée en fonction de la complexité de l’environnement.  Le mode de gestion des droits des utilisateurs est défini, testé et implémenté aussi dans cette phase.
• Tests et recette : le modèle de donnée et le paramétrage sont testés par le groupe projet et donne lieu à un retour d’expérience (REX) aboutissant à des modifications plus ou moins substantielles du modèle de donnée et du paramétrage (2 demi-journée).
• Gestion du changement : une charte d’exploitation, c’est-à-dire un guide d’usage contextualisé de l’outil est rédigé par ANT’inno et est présenté au cours de sessions de formations à l’ensemble des utilisateurs de l’outil (la durée dépend ici du nombre d’utilisateurs à former).