La plupart des organisations connaissent une inflation de la production documentaire. Les outils bureautiques en lien avec les serveurs de fichiers ou autres portails collaboratifs génèrent des giga-octets de documents. Et pourtant, une problématique clé reste à traiter : les collaborateurs peuvent-ils accéder au document ou à l’information dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin ? Un outil de Gestion Électronique des Documents (GED) peut être la réponse appropriée à condition de prendre garde à certains écueils.

Qu’est-ce que la GED ?

Depuis le début des années 90, il est courant de déployer des outils de GED qui couvrent trois grandes fonctionnalités :

• Acquisition des documents : par la numérisation, l’intégration avec d’autres biques du SI ou bien manuellement par l’utilisateur lui-même
• Traitement : indexation manuelle ou automatique, classement
• Diffusion : en mode « pull » – l’utilisateur cherche l’information souhaitée – et / ou en mode « push » – l’information est diffusée vers l’utilisateur

Ces outils, du plus léger au plus complexe à mettre en place, se sont largement répandu dans les entreprises et se sont adaptés à l’émergence d’Internet, des Intranets, des portails etc. De plus, en fonction des éditeurs et de leurs offres, de nombreuses fonctionnalités additionnelles vont venir se rajouter : collaboratif et partage d’information, représentations graphiques, tableaux de bord etc.

La complexité tue la GED

Il est souvent difficile de déployer une GED, non d’un point-de-vue technique, mais d’un point-de-vue fonctionnel et son adoption par les utilisateurs est souvent difficile. La raison en est souvent la trop grande complexité du système mis en place.

Deux tests simples à effectuer permet de se rendre compte de cette problématique :

1. Combien de temps faut-il à un utilisateur moyen pour entrer un document dans la GED ? Si l’opération est longue et complexe, il est probable que l’utilisateur ne la fera pas ou – pire – la fera mal. Les conséquences de cela seront que les documents non entrés dans la GED ou bien mal indexés circuleront par email ou encore seront stockés sur des serveurs de fichiers voire des disques durs avec les risques de duplication et de versions concurrentes d’un même document.
2. Combien de temps lui faut-il pour retrouver un document précis ou, plus largement, les informations sur un thème donné, ou ce qui a déjà été fait sur un sujet donné, ou bien encore, les propositions déjà rédigées sur une problématique ? Lui faut-il des connaissances particulières ou des compétences spécifiques pour ce faire ?

La réponse à ces deux questions positionne clairement les difficultés et l’adéquation du système mis en place aux besoins effectifs et concrets et quotidiens des utilisateurs.

Il est donc important de simplifier l’expérience de l’utilisateur en proposant des moyens modernes pour indexer et retrouver les documents tels qu’un moteur de recherche linguistique ou des systèmes de qualification par propriétés ou méta-données souples et facilement compréhensibles, et surtout qui demandent peu d’effort au contributeur de la GED.

La flexibilité en réponse à la diversité des besoins

D’un point-de-vue usage ou métier, les choses se compliquent encore plus. En effet, qu’y a-t-il de commun entre une organisation souhaitant numériser les dossiers de ses personnels et un industriel souhaitant exploiter des ressources informationnelles collectées sur l’évolution de son marché ? A priori peu de choses, mais pour peu que l’organisation fasse l’effort de bien réfléchir à ses besoins métiers, l’outil approprié pourra être choisi et implémenté.

Par besoins métiers, nous entendons bien l’expression de la ou des problématiques métiers à résoudre, ce qui favorisera les offres innovantes, et non un catalogue de fonctionnalités, ce qui ne fera que moderniser les solutions en place.

Il convient aussi de noter que la nature-même des documents et informations manipulées par les entreprises évolue et que les fichiers html, images, sons, vidéos sont de plus en plus courants. Un outil de GED moderne doit être en mesure de pouvoir traiter ces contenus.

Enfin, les besoins collaboratifs devront être pris en compte : partage d’information, élaboration de contenu en équipe, annotations, échanges, sont des besoins de plus en plus courants dans des organisations fonctionnant en mode projet.

Il est donc important que le système de GED soit flexible et facilement paramétrable afin de pouvoir être adapté au contexte du client et ainsi devenir un outil d’optimisation des processus métiers, et par-là même un outil générateur de valeur.

Malgré la multiplicité des contextes et des usages, la Gestion Électronique de Document répond donc toujours à un besoin important des organisations : stocker, et rendre possible aux utilisateurs de trouver facilement la bonne information au bon moment, à condition de prendre en compte le contexte et l’expérience de l’utilisateur.

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