Que ce soit dans le cadre d’un projet ou bien dans le fonctionnement habituel d’un service ou d’une équipe, il est désormais reconnu que le travail est de plus en plus collaboratif. Les informations, sous forme de documents, d’e-mails, de dialogues sur des outils de chat, s’élaborent collectivement et circulent de plus en plus facilement. De plus, l’éclatement d’une équipe sur plusieurs sites – voire plusieurs fuseaux horaires – mais aussi la mobilité et le télétravail engendrent un besoin de plus en plus important d’échanges numériques entre les collaborateurs d’une même organisation.

Les limites des outils traditionnels

Face à ce besoin, la messagerie électronique ne suffit plus, voire peut devenir nocive car, bien que facile d’utilisation et très largement répandue, elle n’offre aucune possibilité de suivi et de traçabilité des informations et des documents : comment puis-je être sûr que ce document qu’un collègue m’envoie par email est effectivement dans sa version la plus à jour ?

Le problème ne sera pas idéalement réglé avec les serveurs ou espaces de fichiers partagés. Ceux-ci s’appuient en effet sur une arborescence hiérarchique constituée de dossiers et de sous-dossiers dans lesquels il est difficile de se repérer et qui incitent les collaborateurs à dupliquer les fichiers voire à les copier sur leur propre espace ou leur disque dur, ce qui empêchera un suivi efficace des mises à jour.

Qu’est-ce que la Gestion Collaborative de Documents ?

Les outils de gestion documentaire ou GED peuvent apporter des réponses à ce besoin sous réserve d’enrichir leurs fonctionnalités traditionnelles (acquisition, traitement, stockage, diffusion) par des possibilités d’élaboration collective de contenu et de partage.

Pour être réellement collaboratif, un outil de GED devra avant tout être simple à utiliser. Les utilisateurs doivent être en mesure de s’approprier et de comprendre le fonctionnement de l’outil facilement sans avoir à déployer un gros effort de formation. Y publier un document doit être une opération simple et rapide afin de favoriser le partage. Le retrouver – grâce par exemple à un moteur de recherche – et le partager avec des collègues doit être tout aussi aisé, tout en garantissant le niveau approprié de sécurité exigé par l’organisation utilisatrice.

Un certain nombre de fonctionnalités vont permettre une collaboration effective entre les utilisateurs en favorisant l’échange et le partage d’informations et d’idées :

• La notification : elle permet de prévenir un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs de la publication d’un document dans l’outil ;
• La co-rédaction : elle permet à la personne publiant un document de donner des droits de modification à un autre utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs qui deviendront co-rédacteurs du document ;
• Le commentaire : permet de contribuer à la base documentaire par des commentaires ou des notes plus ou moins élaborés permettant l’enrichissement du contenu ;
• La discussion instantanée ou « chat » : elle permet aux utilisateurs connectés d’échanger des idées, des commentaires ;
• Les fils de discussion ou « micro-blogging » : sur le modèle des réseaux sociaux, cette fonctionnalité permet de donner en quelques mots un avis, un commentaire, un point-de-vue sur le contenu d’un document ou d’une publication.

 

Pourquoi mettre en œuvre une GED collaborative ?

La raison la plus évidente est de permettre un accès et un échange sûr et contrôlé à des documents de référence qui doivent servir au travail quotidien d’une équipe, d’un service ou d’un département, en évitant les duplications de documents, sources d’erreurs aux conséquences plus ou moins importantes. Mais il faut aussi considérer que la partage et la simplicité d’accès à l’information peuvent devenir une source de gains financiers non négligeables (voir l’article Le coût du temps perdu à chercher une information ou un document).

D’autre part, le fonctionnement en « mode projet » est de plus en plus courant et nécessite une mise en place simple et rapide d’espaces de travail collaboratifs tout en se dotant de la capacité à capitaliser et exploiter de manière pérenne la production documentaire du projet.

Par ailleurs, les équipes d’innovation et de recherche et développement ont elles aussi de plus en plus besoin de ce type d’outil. Il est en effet reconnu que c’est du partage et de la confrontation d’idées et d’informations que naissent les innovations, que ce soit en termes de services ou de produits. La capitalisation des documents produits par ces équipes est ici aussi une source de création de valeur pour l’organisation.

D’un point-de-vue organisationnel, le partage d’informations et les outils collaboratifs permettent de décloisonner les silos traditionnels des organisations, en s’affranchissant des limites virtuelles d’une équipe ou d’un service et bien réelles de la géographie et des fuseaux horaires.