La révolution numérique est en marche et transforme la plupart des organisations. Cela impacte bien entendu l’environnement de travail de vos collaborateurs. Les approches traditionnelles de la GED (Gestion Electronique de Documents) ne suffisent plus à répondre à cet enjeu. A quoi bon s’arc-bouter sur le traditionnel schéma Acquisition – Traitement – Accès – Diffusion quand les collaborateurs s’échangent des informations et des documents par e-mail voire par messagerie instantanée ?

S’adapter aux usages de vos collaborateurs

Pourquoi passer des journées entières à concevoir et faire évoluer un plan de classement quand l’utilisateur est de plus en plus habitué à taper une requête dans un moteur de recherche pour accéder à du contenu sur Internet (souvenons-nous des approches de Yahoo ! et Google pour l’accès au contenu : le premier a désormais quasiment disparu).

L’usage quotidien des réseaux sociaux personnels ou professionnels par vos collaborateurs rendent les gestes consistant à partager et commenter un document au sein d’une communauté (équipe projet, département etc.), de s’abonner à un flux de publication, de suivre telle ou telle personne, de plus en plus naturel.

Or, il peut être aussi important pour l’organisation de capitaliser sur ces échanges plus ou moins informels et surtout de ne pas totalement perdre le contrôle sur les documents de référence.

Favoriser l’adoption des outils par vos collaborateurs

Le phénomène de consumérisation de l’informatique nous le montre depuis plusieurs années : la nature a horreur du vide ! Cela signifie que si les outils mis à disposition par les organisations ne répondent pas aux besoins des collaborateurs, ils trouveront des solutions, parfois en dehors des circuits officiels : que l’on songe aux usages non-contrôlés des services de partages de fichiers.

Faciliter les échanges et le travail collaboratif

Mettre la GED au service de l’organisation et la rendre plus créatrice de valeur c’est la rendre plus proche des besoins des utilisateurs en facilitant les échanges, le travail collaboratif et l’accès aux documents.  Un socle basique de fonctionnalités pourrait être le suivant :

• les notifications et alertes qui permettront d’économiser autant d’e-mails saturant nos messageries
• la messagerie instantanée
• la possibilité de rechercher facilement dans le contenu, sans compétence ni connaissances particulières,
• le fait d’être sûr que la version du document trouvée est la « bonne »
• la gestion simple, sûre et souple (évolutive) des droit d’accès
• les systèmes de co-rédaction permettant de travailler à plusieurs sur un même document
• la possibilité de commenter / annoter
• la possibilité de tracer (capitaliser) un processus de réflexion collective et collaborative
• la possibilité de partager un agenda
• la possibilité de s’abonner / suivre un contenu
• le fait d’accéder directement à un espace partagé, dédié à son activité principale (projet)

Adopter une approche simple, intuitive et flexible

Néanmoins, il convient de se méfier du syndrome de « l’usine à gaz » qui cherchera à répondre à tous les besoins exprimés en ne satisfaisant personne à cause de sa complexité. Mieux vaut se concentrer sur une approche simple, intuitive et flexible qui facilite la prise en main de l’outil et permettra aux utilisateurs de créer et développer leurs propres usages, tout en permettant à l’organisation de mieux capitaliser sur le contenu et la connaissance produits.